Si tienes un pequeño negocio de restauración y no te has puesto todavía a gestionar y analizar tus ventas y costes. O lo haces “a mano” porque no te puedes permitir el pago de una aplicación o programa para ello. O porque para ti la gestión era abrir la caja y ver billeticos… hoy te traigo un poco de munición de la buena. Estas plantillas gratis de excel que comparto hoy son herramientas muy parecidas a las que uso en mi día a día para gestionar los costes operativos de cocina de los restaurantes que asesoro así como para analizar y optimizar las ventas del restaurante. ¡5 plantillas Excel (por ahora) totalmente gratis para mejorar la gestión interna de tu restaurante!

Gestionar un restaurante no solo es atender a la operativa del día a día; sino que, y en los tiempos que corren más todavía, también lo es su gestión interna. Todavía me encuentro muchos restaurantes con el mantra “es que no da tiempo”, “es que con lo pequeños que somos, no es necesario que…”, “es que yo lo tengo en la cabeza”. Mal. Muchas sorpresas se han llevado algunos cuando han visto algunos números que “tenían en la cabeza”. Sea un kiosko, sea un diminuto gastronómico, sea un restaurante de amplia ocupación; los problemas a gestionar son los mismos, independientemente del tamaño que tengan.

También me encuentro con compañeros que están de alguna manera en el “limbo”: no quieren/pueden acometer la inversión de un programa de gestión o de costes de cocina ni el coste de que una persona lo gestione; pero intentan llevar un poco al día los “números” del restaurante, así como los escandallos y base de datos de ingredientes de su cocina. Soy consciente de que muchos no son, ni tienen por qué serlo, virtuosos del excel (la principal herramienta que usan para apoyarse en esta tarea). Especialmente para vosotros va el post de hoy. ¡Espero que os sea de utilidad!

1. ANÁLISIS DE LAS VENTAS DE TUS PLATOS
(POR SECCIONES DE TU CARTA)

Esta plantilla de excel de análisis de las ventas de tus platos te permite tener una visión detallada de qué actuación están teniendo cada uno de los platos de tu carta. Considero que se trata de una plantilla Excel elemental para gestionar y tener una visión detallada del rendimiento de la oferta gastronómica del restaurante. Puedes usarla independientemente, picando los datos que se necesitan, o vincular los datos que a incluir (nombre del plato, coste, precio de venta, unidades vendidas) a otras hojas de Excel donde tengas dichos datos (como en las siguientes plantillas Excel).

No solo verás qué platos son los más vendidos y su popularidad respecto a los demás, sino también los de mayor coste unitario (según tus escandallos) así como qué plato te da un mayor beneficio por cada unidad vendida. Es decir, los platos que deberías estar incentivando su venta. Puedes usar esta plantilla para analizar toda tu carta en una única tabla o, y yo te recomiendo que lo hagas así, usar una tabla para cada una de tus secciones de carta (primeros, segundos y postres; tapas y para compartir, principales y postres; entrantes, pizzas y postres; etc…)

Esta tabla es la “mise en place” para construir un Menu Engineering, la herramienta que uso mensualmente (incluso bisemanalmente) para analizar el comportamiento de las ventas, coste y margen de todos los platos de mi carta. Sabiendo la popularidad y % de Food Cost de cada uno, puedes clasificar los platos según la matriz BCG y obtener, así, un panorama de los platos y qué acciones tomar para cada uno. Por ejemplo, como en este menu engineering mensual de un restaurante ficticio dedicado a las cocas:

2. PLANTILLA DE ESCANDALLO DE UN PLATO Y ESCANDALLO DE UNA ELABORACIÓN

Uno de mis primeros posts sobre gestión de restauración ha resultado ser uno de los más visitados hasta la fecha, demostrando así el interés por la gestión de costes de cocina y, quizá, la falta de contenido práctico en internet que diera respuesta a este problema. En dicho post encontraréis la plantilla Excel para calcular el coste de una ración de un plato y su escandallo.

El día a día en una cocina distingue 2 tipos de escandallos y fichas técnicas a gestionar: la de platos de venta (compuestos por ingredientes y elaboraciones previas) y la de elaboraciones previas.

Las elaboraciones previas son aquellas transformaciones que realizamos en cocina y que son almacenadas (ya sea en cámaras, timbres o mesa de partida), y por tanto inventariables, para ser usadas posteriormente en otras elaboraciones o platos a marchar. Su escandallo, a diferencia del escandallo de un plato de venta (€/plato), nos dará como resultado €/Kg, €/L o €/ud. Este precio unitario será el “precio” que tendrá la elaboración (como una suerte de “precio de compra interno”) cuando la usemos en el escandallo de un plato final o en el escandallo de otra elaboración.

Un ejemplo: el escandallo de un plato de pan con chocolate, aceite y sal se compondrá de los ingredientes (pan, sal, aceite) y de sus elaboraciones previas (ganache de chocolate). Esta elaboración, a su vez, se compondrá de los ingredientes (nata para montar, chocolate negro).

Una elaboración previa se puede componer también de otras elaboraciones previas. Otro ejemplo, una mayonesa de cebollino se compondrá de la elaboración previa de mayonesa a la que se le añadirá un aceite de cebollino. Así, deberíamos tener 3 escandallos y fichas técnicas en nuestro libro de recetas: escandallo de mayonesa de cebollino, escandallo de mayonesa, escandallo de aceite de cebollino.

Descarga directamente la plantilla de escandallo de un plato o de una elaboración aquí.

3. BASE DE DATOS DE INGREDIENTES

Tener una base de datos de ingredientes en Excel es especialmente útil si no se dispone de un programa de ERP o de gestión en el negocio. Por ejemplo, el caso de un pequeño restaurante donde la gestoría nos lleva la contabilidad y la fiscalidad pero no se lleva a cabo ningún registro interno de costes.

Hay dos formas de hacer esta “base de datos de ingredientes”:

1. Simplemente listar los artículos y sus precios de compra, actualizando cada X tiempo (por ejemplo mensualmente) los precios. Una forma manual pero simple de llevarla a cabo, especialmente si trabajamos con productos con poca variación de precios.

La mayoría de cocineros/propietarios de pequeños negocios se encuentran en este punto, aunque con matices: no actualizan con frecuencia los precios pese a trabajar con productos de tarifa variable y no actualizan los escandallos a partir de los precios actualizados de sus ingredientes. Cojean.

2. Si por el contrario trabajamos con productos que varían bastante de precio (temporalidad, producto fresco, de mercado… la tendencia actual, vaya) es recomendable unir la base de datos de ingredientes con una base de datos de albaranes de compra (muy sencilla) a partir de un elemento: el último precio de compra de cada ingrediente.

Mientras que en contabilidad/valoración de inventarios se trabaja con el criterio del precio medio ponderado (pmp), para la creación de escandallos recomiendo encarecidamente usar el criterio “lifo” en cuestión de precios de los ingredientes.

Sea con la opción que sea, con la base de ingredientes actualizada dispondremos de la “mise en place” perfecta para comenzar a crear los escandallos de nuestros platos y elaboraciones.

Para que dicha creación de escandallos sea lo más suave y sencilla posible, recomiendo profundamente trabajar en esta plantilla excel de base de datos de ingredientes la equivalencia entre las unidades de medida a usar en los escandallos (que pueden ser Kg o gr, L o ml, uds) de cada ingrediente con el formato de compra en el cual nos sirve el ingrediente nuestro proveedor (que puede ser en Kg, L, uds; o también en paquetes, bolsas, docenas, packs… de “x” unidades de medida de escandallo). Aquí es donde se suelen cometer el 90% de los errores de valoración en escandallos.

Aquí va un ejemplo, con precios y formatos inventados, de cómo quedaría:

4. BASE DE DATOS DE ALBARANES DE COMPRA

Para mi, la principal y más importante de todas las plantillas de Excel para gestionar internamente un restaurante.

Disponer de una base de datos de albaranes de entrega de las compras realizadas al proveedor es tremendamente útil (y pienso que necesario) si no se dispone o se tiene acceso a un ERP o programa de contabilidad. Muchos cocineros y pequeños propietarios que tienen externalizada la contabilidad se encuentran con este vacío de información de costes interna: ¿cuánto he comprado de X producto este mes? ¿y durante el año? ¿ha variado el precio de compra de el X producto?. Es por ello que una plantilla de base de datos de albaranes como ésta, además de sencilla, resuelve el “lack”.

Una plantilla tremendamente útil si la vinculamos a la base de datos de ingredientes: el último precio de compra que nos indique lo obtendremos de las entradas de mercancía que registremos en esta plantilla y lo usaremos para valorar nuestra base de datos de ingredientes. Ingredientes que luego usaremos para crear los escandallos, los cuales estarán constantemente actualizados a las variaciones de precios que ocurran.

El precio medio ponderado que nos indica la tabla, nos permitirá valorar los ingredientes de nuestro inventario de cara a su contabilización como variación de existencias del período.

Aquí va un ejemplo vinculado a la tabla de ingredientes anterior, con precios y datos inventados:

5. Base de datos de ELABORACIONEs PREVIAS

Esta plantilla es la homónima de la base de datos de ingredientes. En este caso, la plantilla de base de datos de elaboraciones sirve para listar, controlar y disponer de la información de costes de las distintas elaboraciones previas que se realizan en el departamento de cocina.

El funcionamiento es el mismo que en la base de datos de ingredientes (solo que no tienen proveedor asociado) y solo exige ser minucioso en la determinación de la unidad de medida para los escandallos (Kg o gr, L o ml, uds) vs. la unidad de medida de producción (Kg o gr, L o ml, uds). Recomiendo encarecidamente que las unidades sean las mismas, para eliminar la posibilidad de errores pero…

… lo más usual será producir o elaborar en unidades grandes (Kg, L o uds) y escandallar/elaborar fichas técnicas en unidades pequeñas (gr, ml o uds). Por ejemplo, la unidad de producción de elaborar mayonesa será seguramente en Kg pero el escandallo para una ración será en gr. Así, cobra sentido tener 2 columnas en nuestra base de datos que vinculen la unidad de producción con la unidad de escandallo, sean o no la misma.

Una base de datos de elaboraciones que será una suerte de índice con información de costes conforme vayamos creando los respectivos escandallos de producción.

DUDAS

Condensar en un post todas las implicaciones, herramientas y posibilidades dentro de la gestión de un negocio tan complejo como el de la restauración es una utopía didáctica.

No obstante, espero que estas plantillas cumplan con mi principal propósito: ayudar a quien le pueda ser de ayuda. De hecho, cuento con que a muchos no les sea de ayuda porque trabajan bien con un programa ERP o de gestión, o bien con otros excels adaptados a sus necesidades. Por todo ello se aceptan propuestas de mejora que os animo a compartir en los comentarios.

Si por el contrario tienes cualquier duda ya sea sobre las plantillas Excel para gestionar ventas y costes de restauración aquí publicadas como de gestión de restauración en general, no dudes en escribirme a albert@elcoladorchino.com

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