Los errores más frecuentes al calcular el escandallo de un plato

Calcular el escandallo de un plato forma parte obligada del día a día en la gestión de costes de una cocina profesional. Unas veces lo calculará el propio cocinero, otras el gerente, otras el administrador; pero debe hacerse. Un procedimiento muy asequible y de cálculo sencillo (ya hablamos sobre cómo calcular correctamente el escandallo de un plato) pero que requiere de disponer de la información completa y correcta para ello. Y eso, es un campo minado de posibles errores.

Como el que escribe ha patinado en cada uno de ellos y no desea que los padezcáis también: aquí van los errores más frecuentes al calcular el escandallo de un plato.

1. NO INCLUIR INGREDIENTES DE POCO VALOR O DE POCO PESO

Sea porque a veces es difícil de pesar con exactitud, sea porque se olvidan de pesar, hay ciertos ingredientes que no se terminan incluyendo en los escandallos de las recetas. La sal, la pimienta, hojas de hierbas frescas y especias en general tienen el pasaporte vigente para viajar de cabeza a este tipo de error. Sin duda, uno de los más frecuentes a la hora de calcular correctamente un escandallo.

Hay ciertos ingredientes de los que es difícil pesar con exactitud, por ejemplo cuando se trata de brotes, micropizcas de especias, el cebollino de turno, las gotitas de aceite de oliva, etc… En estos casos tenemos varias opciones: desde extrapolar la cantidad para una ración a “x” raciones de platos que nos permita pesar dicha cantidad, a trabajar con pesos orientativos.

Sea cual sea la forma, estos ingredientes deben ser incluidos en el escandallo porque al final del año…

… te puedes llevar una grata sorpresa en euros.

En este ejemplo, donde se ha estimado que se venden, de media, 20 ensaladas caprese durante todos los días del año (van por faena en el restaurante), podemos ver el efecto unitario por cada plato entre escandallar y no escandallar ingredientes de poco valor o de pequeña dosis (las hojas de albahaca, el aove o la sal maldon).

Una diferencia de coste unitaria de 0,07 euros puede no parecer importante, pero alejando la vista y analizando su efecto durante un período anual, ya estamos hablando de otra cosa. Imaginad para cada uno de los platos de la carta.

Estaremos trabajando con una brújula estropeada.

2. NO TRABAJAR CON EL PESO BRUTO DEL INGREDIENTE | NO TENER EN CUENTA LA MERMA

Al calcular el escandallo de un plato, todos los ingredientes deben ser pesados en su valor bruto. Es decir, de la misma forma en que son recepcionados y antes de ser transformados o manipulados. Hasta la cuerda, todo es jamón.

Este tipo de error al calcular escandallos es especialmente crítico: al trabajar con menor coste al real, estaremos “dopando” nuestros costes unitarios de la oferta gastronómica y, si usamos esta magnitud para valorar nuestros precios de carta, estaremos infravalorando dichos precios.

La merma también se paga. 

Un caso muy ilustrativo es el de la alcachofa. Con aproximadamente un 50% de merma, dependiendo de cómo se limpie y el grado de ternura que se busque, la diferencia al escandallar su peso bruto o su peso neto es muy considerable.

Otro caso que se ve en este mismo ejemplo, es el de las hierbas frescas que se reciben con tallo. Por ejemplo, la menta. En términos unitarios la diferencia puede parecer insignificante pero, como digo y diré a lo largo del post, ampliando miras y analizando el efecto anual… llegan las sorpresas.

3. NO AÑADIR ELEMENTOS CONSUMIBLES O QUE APORTan volumen y coste

Cuando se trata de escandallar platos donde se incorporan elementos que no son puramente “ingredientes” o que se ven en el plato, pero son modificadores de volumen, coste o cantidades… hay que ir con el radar activado para regatear un error muy frecuente al calcular escandallos.

El ejemplo del agua del grifo que se añade a las elaboraciones y que conforman parte del peso final de éstas es un error muy recurrente. Cuando escandalléis arroces y pastas, recordad este punto. Queda excluida el agua usada para lavar, escaldar o blanquear; donde el agua no se incorpora al ingrediente.

Me viene perfecto como ejemplo de una de mis cenas más recurrentes en casa: 

Al calcular el coste unitario de la elaboración de arroz hervido, no incluir el coste del agua en el mismo no es especialmente grabe en términos económicos. Sí es importante pero cuando hablamos de que el arroz absorve parte de ese agua y, cuando usamos 90 gramos de arroz crudo y obtenemos unos 170 gramos de arroz hervido.

¿Magia? No, el agua.

El coste en euros del arroz hervido es el mismo (0,24€). Si no escandallo o no tengo en cuenta la absorción de agua por parte del arroz (y, por lo tanto, del peso final del arroz hervido), mi coste unitario de arroz hervido será incorrecto: o uso el arroz crudo en el escandallo o valoro correctamente el coste unitario de arroz hervido.

4. trabajar con unidades de medida y coste unitario distinto (el caso huevo)

Tener claras y bien definidas las unidades con las que se trabaja al calcular escandallos es elemental para no acabar en un pozo de errores. El área errática que más se lleva la palma, sin duda, es la de no tener clara la conversión entre “unidades de medida” (que se suele y se recomienda que sean “kg”, “L”, y “uds”) y las “unidades de compra” o “formato de compra”.

Las primeras, las “unidades de medida”, son definidas para decidir nuestra forma de trabajar en escandallos y costes. Las segundas, las marca el proveedor, o a veces nosotros de cara a agilizar recuentos e inventarios. Por ello, es muy importante disponer de una base de datos de ingredientes con columnas-campo que nos de la equivalencia entre las unidades o formato de compra y unidades de medida de escandallo.

Es decir, y por ejemplo: podemos calcular el escandallo de la elaboración de mayonesa usando “unidad” como unidad de medida del ingrediente Huevo, o bien “kg” (mejor, pues así obtendremos el peso bruto de los ingredientes en la elaboración). 

Aunque es también es práctico en términos de recuento y operativa de cocina, usar la “unidad” como unidad de medida. Pero siempre y cuando calculemos su coste unitario de forma correcta:

Como véis, el coste por consumo del ingrediente huevo en la receta, es el mismo independientemente de la unidad de medida que usemos (0,33€) siempre y cuando calculemos correctamente su coste unitario en función de la unidad de medida que vayamos a usar.

Porque si usamos una unidad de medida (p.e. kg) y un coste unitario de unidad de medida (p.e. €/ud) distintos…

5. utilizar unidades de medida distintas a “kg”, “l” y “uds” 

Otro error muy frecuente al calcular escandallos de platos. Error tonto, pero fácil de caer. Cuando la operativa haga que sea más cómodo, o tiente a usar unidades de medida pequeñas (como gramos, mililítros, etc) y éstas las apliquemos en las plantillas y programas de escandallo sin recalcular el coste unitario de ese ingrediente (el cual tendremos en €/kg, €/L, €/ud); el desastre está asegurado.

Normalmente, el propio coste en escandallo, cuyo valor será anómalo, nos dará la alerta; pero como errare humanum est, hay que ser muy escrupuloso al calcular escandallos y ceñirse a las unidades de medida de L, Kg, Uds. No obstante, en la confección de fichas técnicas de soporte a cocina, donde se expresan las cantidades de cada ingrediente o elaboración (en resumen: un escandallo no-valorado con cantidades de ingredientes, el paso a paso de la receta y fotografía de la misma), sí que es posible (y recomendable) convertir los pesos a unidades de medida más operativas y manejables:

6. no actualizar los precios de compra

Más que un problema o error al calcular escandallos, es un entorno propicio a ellos, especialmente en ingredientes críticos o con peso significativo en nuestro food cost.

En el 99,9% de los casos, al reunirme con restauradores y chefs, la razón que les lleva a no actualizar los costes unitarios de los escandallos de los platos de la carta es siempre la misma. Por desconocimiento de cómo usar esta opción en su módulo de costes que muchos TPV disponen; o bien, por trabajar con Excel tanto la base de datos de ingredientes, albaranes y escandallos sin tener dichas hojas de Excel vinculadas entre sí para que se actualicen automáticamente. ¿Qué hacen pues? Actualizarlos a mano en cada cambio de carta (3-4 veces al año, máximo). Hablamos detalladamente de cómo tener una base de datos de ingredientes, escandallos y albaranes ello en mi artículo de plantillas Excel para gestionar restaurantes.

Os lanzo 3 opciones para trabajar con precios de compra / costes unitarios actuales. La primera, trabajar con un programa de costes de cocina que actualice el coste unitario de ingredientes y elaboraciones en función de los distintos albaranes que se introduzcan (de ésto, nadie se libra).

La segunda, trabajar con una base de datos propia (normalmente Excel, aunque Access llora de rabia por ello) que esté vinculada entre hojas (para no tener que estar actualizando uno a uno ingredientes y elaboraciones). Tenéis la plantilla en el post que os comento anteriormente.

La tercera, es trabajar con costes unitarios medios para aquéllos productos con variabilidad de tarifas. A mi no me suele gustar esta opción, ya que trabajas con promedios históricos y los escandallos están hechos expresamente para saber qué te costará elaborar el siguiente plato, no el de ayer. Esta opción es cómoda y exige menos esfuerzo por parte del F&B o cost controller del negocio, por lo que es más práctica en términos de tiempo invertido e interesante para ingredientes no-críticos.

7. usar el coste del escandallo para fijar  el precio de venta del plato

En el post sobre cómo fijar los precios de la carta de un restaurante ya exploramos una de los procedimientos de fijación de precios más manidos en el sector: aplicando un multiplicador al coste de escandallo.

De primeras, se puede intuir que calcular una variable de marketing (el precio) a partir de una variable de gestión (coste) es atrevido y un pasaporte a la pifia económica. En un sector donde hasta hace pocos años el conocimiento se transmitía por imitación (recetas, formas de trabajar, listado de proveedores…), el poner precio a las creaciones del chef tampoco se escapaba de ésta. El “cojo el coste y lo multiplico por…”

Ese “lo multiplico por” es más difícil de conocer de lo que aparentemente uno piensa. Al final, el precio tiene que aglutinar y recoger mucha información de distinta índole. Como una moneda de dos caras, debe satisfacer las necesidades y expectativas del cliente potencial, recogiendo un valor económico adecuado al servicio prestado y que genere repetición. Y que cumpla los objetivos de facturación presupuestados (sí, amigos, ¿no tenéis presupuesto anual de vuestro restaurante?).

En la otra cara, debe recoger todos los costes de servicio, los fijos así como el beneficio esperado.

Porque… un mismo plato de delicioso arroz caldoso de langosta, imaginemos con el mismo food-cost, a pie de arena en Menorca y otro en un pueblo de interior de Alicante; ¿puede que tengan distinto precio de venta? Claro que sí. ¿Y alguien que ha heredado un restaurante en propiedad, respecto a alguien que invierte de cero?

Aplicar un multiplicador medio a los distintos escandallos nos puede dar una visión genérica a nivel de cumplimiento de costes pero no a nivel de márketing ni de captación.

¿Multiplicáis el coste del café por el mismo porcentaje al que multiplicáis el de una paletilla de cordero?

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